يعمل العديد منا في مؤسسات مهنية مختلفة، إلا أن العلاقات المهنية تجمعنا سويا تحت سقف واحد، ويكون الهدف من العلاقة المهنية بين جميع الأفراد هو تحقيق النجاح المهني للمؤسسة المهنية وزيادة إنتاجها وجعلها من المؤسسات المميزة.
ولتنجح المؤسسة يجب أن يكون رئيسها إلى جانب موظفيه مهنيين بما فيه الكفاية حتى يتحقق شرط القيادة والإدارة الجيدة بما فيها إدارة الأزمات.
المراسلات الذكية
أصبحت المهاتفة عبر تطبيقات التواصل الإجتماعي كالواتساب والتليغرام، مثلاً معتمدا في كافة المجالات، كما أن المراسلة عبر التطبيقات أصبحت الآن تسهل مأمورية توصيل المعلومة وحتى الوثيقة كيفما كان نوعها. وأحيانا يكون إرسال ونشر رسالة نصية عبر تطبيقات الشات أسرع بكثير من نشر المعلومة هاتفيا من خلال “مكالمة”.
ويعتمد الكثير من النّاس في العمل على الرسائل الفورية لطرح الأسئلة، وللتعاون في المشروعات، والبقاء على اتصال مع الزملاء.
“بروتوكول” التواصل المهني
يجب أن نعلم جيدا أن لا شيء يحكم العلاقات الإجتماعية سوى الشعور بالغير أو الآخر، لهذا ينصح المتخصصون في البروتوكولات الرسمية بإتباع النصائح التالية:
1- “البروتوكول المهني” علم متحرك ويواكب تطور سلوك الانسان السريع، فسابقاً كانت الوسائل التقلدية متعبة وعرقلة لسيرويرة العمل قليلا، أما اليوم، بات مسموحا استعمال التطبيقات في الحياة المهنية بشكل أسهل ومقنن.
2- لا يجب التعويل كثيراً على تطبيقات “الشات” لأن هناك أمور عدة قد لا تصل بشكل جيد.
3- عند الحديث لأول مرة مع أي شخص في الإطار المهني، يجب الاتصال على الطريقة التقليدية، ومن ثم بعد موافقة العميل، يتم الاتصال به عبر الواتساب.
4- عند الاتصال لأول مرة بالشخص ولا يرد، يجب الاتصال به فوراً بالطريقة التقليدية، وأثناء الحديث مع الاخر اذا كان الصوت غير واضح يجب على المتصل أن يبادر بقطع هذا الاتصال ومن ثم الاتصال مباشرة على الطريقة التقليدية.
5- من اتصل أولا ينهي المكالمة بكل الحالات اجتماعيا أو مهنيا ولكل طرق المهاتفة، اذا قطعت المكالمة قبل انتهاء المهاتفة من دون قصد فالذي اتصل هو من يبادر بإعادة الإتصال.
6- في حال لم يرد الشخص على المكالمة، يستحسن إرسال رسالة نصية مختصرة وواضحة لتفسير الأمر المطلوب.
7- عند مهاتفة الواتساب، يجب الانتباه الى أن يكون التوقيت ضمن دوام العمل لحد الـ 6 مساء، علماً أنه لا يجب أن تتجاوز المهاتفة المهنية 7 دقائق.
8- الصوت يجب أن يكون واضحا، كلما كان الكلام مختصر والأفكار منظمة.
